Gestão e inovação em escritórios de advocacia

Em março de 2018, o escritório Bruno Fuga Advogados Associados foi certificado pelo ISO 9001 pela última versão da norma (2015).

O escritório é pioneiro no Brasil na gestão de qualidade e seus procedimentos são certificados com padrões internacionais. Isso significa que a gestão do escritório tem fluxograma definido para início e conclusão dos procedimentos, minimizando, assim, eventuais erros e otimizando a qualidade do serviço prestado.

Com sistema próprio de gestão de processos, feito especialmente para atender às necessidades do escritório, contamos com estrutura jurídica especializada, organizada e certificada pela última versão do ISO 9001.

O certificado o ISO 9001 tem como escopo “a prestação e gestão de serviços jurídicos para pessoas físicas e jurídicas” ou, de acordo com o certificado internacional: “legal counseling and servisse management for companies and individuals”. A certificação foi realizada pela Fundação Vanzolini, uma das empresas mais respeitadas da área.

A certificação ISO 9001 traz confiança ao cliente de que os produtos e serviços do escritório serão criados de modo consistente, a fim de que adquira qualidade, aumentando, assim, o compromisso com o alto padrão jurídico, objetivo este do escritório.

A implantação da política de qualidade teve início em abril de 2017 e o consultor responsável pela implantação foi Sérgio Cintra Feijó, da Elos Empresarial. Para obter o certificado internacional, o escritório comprometeu-se a realizar reuniões para treinamentos diários, além de diversas auditorias internas. O sistema de gestão do escritório foi aprimorado e, ao total, foram elaborados aproximadamente 30 procedimentos escritos que refletem a gestão do escritório como um todo.

O que isso significa? De forma resumida alguns pontos:

  1. Todos os procedimentos de rotina do escritório são escritos e todos devem consultá-los antes de exercer suas funções.
  2. Novos advogados, estagiários e funcionários passam necessariamente por seleção. Após a contratação devem passar por treinamentos, gerando atas de comprovação e somente podem exercer as novas funções após devidamente estarem capacitados e treinados.
  3. As funções e os procedimentos são definidos de forma clara, deixando, assim, os serviços mais simples e menos cansativos.
  4. Há um fluxograma previamente definido de todo o escritório, inclusive com controle de entrada e saída de documentos.
  5. Duas vezes por semana há reuniões para treinar e tirar dúvidas sobre os procedimentos internos.
  6. As discussões jurídicas são travas sempre com 03 integrantes do escritório e, se necessário, com um consultor externo. O objetivo é sempre elevar a discussão jurídica ao extremo. Atas de discussões jurídicas são elaboradas com discussão dos casos, revisões são feitas e somente após todos esse procedimento é protocolado ou entregue para o cliente.
  7. Temos um sistema inovador de revisões das peças jurídicas elaboradas pelos advogados, tudo devidamente registrado nas peças e no sistema de gestão interno.
  8. Treinamentos e cursos são obrigatórios para os advogados e estagiários. Os currículos são constantemente atualizados e disponibilizados no site do escritório.
  9. Todo mês, aleatoriamente, são escolhidos processos para verificar o controle de qualidade, certificando se todos os procedimentos foram cumpridos.
  10. Constatando qualquer erro ou não conformidade na rotina, necessariamente é gerado um procedimento de discussão para aprimorar o processo do escritório e treinamentos são agendados com a equipe.
  11. Há uma política de pesquisa de satisfação do cliente, por meio da qual um consultor externo pesquisa o grau de satisfação dos clientes do escritório. Assim, é possível sempre monitorar e aprimorar os serviços prestados.
  12. Há um planejamento estratégico gerado no início do ano que deve ser cumprido, com objetivo diante de cenário internos e externos.
  13. Há reuniões programadas trimestralmente com a diretoria e todos os advogados. O objetivo é analisar todo os dados de pesquisa de satisfação, e as não conformidades apuradas e toda a rotina do escritório, para aprimorar os serviços prestados.

Esse conjunto sistemático criado pelo escritório resulta em uma diminuição drástica dos erros cometidos durante a rotina e, na hipótese de eles ocorrerem, o que é possível, sempre há forma de solução, de entender o problema como um todo, propor rápidas soluções e aprimorar-se para evitar que o mesmo ponto não aconteça.

Além disso, temos um setor responsável pela parte comercial do escritório, um administrativo para atendimento das empresas e empresários, além de todos os clientes pessoas jurídicas. Há também no escritório a controladoria jurídica independente, responsável pelas análises de dados, de satisfação do cliente e atualização de todos os procedimentos internos.

O propósito do escritório é claro: procedimentalizar toda a rotina, pensando a gestão como um sistema empresarial e, assim, dedicar mais tempo e esforço para as discussões jurídicas dos casos de responsabilidade do escritório.

O sócio diretor do escritório, um dos advogados responsáveis por essa gestão, é Bruno Augusto Sampaio Fuga (OAB/PR 48.250 e OAB/SP 352.413. Bruno é Doutorando em Processo Civil pela PUC/SP, Mestre em Direito pela UEL. Pós-Graduado em Processo Civil (IDCC) e Filosofia Política e Jurídica (UEL). Membro ABDPro. Membro fundador da Comissão de Processo Civil da OAB de Londrina. Advogado e Professor. Autor de livros e artigos.

A missão de todos os integrantes do escritório Bruno Fuga advogados é prestar serviços jurídicos, tendo como referência a excelência da qualidade de atendimento, proporcionando a superação das expectativas e encantamento dos clientes, por meio de resultados positivos expressivos.

Além da certificação ISO 9001, o escritório conta com Política de qualidade 5s. O 5s nos ajuda a criar a cultura da disciplina, identificar problemas, gerar oportunidades para melhorias, de forma a aumentar a eficiência operacional. A cultura 5s advém de origem japonesa e de 5 palavras: seiri (senso de utilização), seiton (ordem), seiso (senso de limpeza), seiketsu (senso de padronização) e shitsuke (senso de disciplina).

Esse pioneirismo na gestão do escritório reflete na qualidade jurídica do serviço prestado, na superação de expectativas, na confiança do cliente, tanto na gestão do escritório como no conteúdo jurídico ofertado.

Advogado e Professor. Doutorando em Processo Civil pela PUC/SP. Mestre em Direito pela UEL (na linha de Processo Civil). Pós-Graduado em Processo Civil (IDCC). Pós-Graduado em Filosofia Política e Jurídica (UEL). Membro da academia londrinense de letras (cadeira n.º 32). Conselheiro da OAB de Londrina. Membro ABDPro, IBDP e IDPA. E-mail: brunofuga@brunofuga.adv.br

Referência: JusBrasil
Leia na Íntegra:https://brunofuga.jusbrasil.com.br/noticias/584977339/gestao-e-inovacao-em-escritorios-de-advocacia